Sportsadmin Person

Fra itINFO
Hopp til: navigasjon, søk

4 Person

Personmodulen er et komplett register over alle personer tilknyttet idretten og deres knytning til organisasjoner gjennom hvilken funksjon de innehar.
Personmodulen er inndelt i faner/undermenyer som omfatter informasjon og funksjonalitet innenfor de ulike delene av personens data og funksjoner.

4.1 Søk

Søk etter personer er utgangspunktet for systemets funksjoner. I dette kapittelet beskrives søkemetoder, søkeresultater og adminstrasjon av duplikater i databasen, det vil si flere forekomster av samme person.

4.1.1 Enkelt søk

Du kan søke med følgende kriterier:

  • Fornavn, eller deler av dette
  • Etternavn, eller deler av dette


Ved flere søkekriterier må for- og etternavn skilles med et mellomrom.

Når du legger inn et søkekriterium og velger knappen Søk åpnes skjema for Avansert søk og resultatliste.
Søkekriteriet brukt i det enkle søket ligger i tilsvarende felt i det avanserte søket. Dette gjør at du enkelt kan begrense et opprinnelig Enkelt søk. Valget Avansert søk åpner vinduet hvor du legger inn kriteriene.

4.1.2 Avansert søk

Avansert søk utfører et søk basert på en eller flere av følgende kriterier:

  • Fornavn
  • Etternavn
  • Kjønn – Nedtrekksmeny (mann/kvinne/ukjent)
  • Fødselsdato – Gyldig datoformat (kalenderfunksjon tilgjengelig)
  • Idrettsnummer – Tilknyttet organisasjon – pop-up-vindu
  • Funksjonstypenummer/-navn – bruk av jokertegn er mulig (pop-up funksjonstypeliste)
  • Postnummer/-sted
  • Land
  • Avdød – Hake av (er ikke haket av som standard)


Minst ett av kriteriene må være utfylt for at søk skal kunne gjennomføres. Resultatet viser de første 100 som er i samsvar med kriteriene, men viser ikke personer du ikke har rettigheter til.

Knappen Tøm brukes til å tømme feltet Tilknyttet organisasjon.

4.1.3 Søkeresultater

Listen over søkeresultater gir deg tilgang til å se og endre persondata. Trykk knappen Velg/Rediger. Informasjonen åpnes i nytt bilde. Land vises kun dersom dette er annet enn Norge.

Søkeresultatene kan sorteres ved å trykke på de kolonneoverskriftene som er understreket. Resultatene sorteres da på nytt. De første 100 treff vises med utgangspunkt i det sorteringskriterium som er valgt. Begrens søket ytterligere for et mer presist søkeresultat.

Ved å velge en av knappene for eksport av data, kan søkeresultatene eksporteres til et alternativt format for behandling utenfor systemet.

Et ikon for passordutsendelse kommer også frem (nøkkel ikon). Ved å trykke på dette, får alle valgte personer med e-postadresse tilsendt brukernavn og passord på e-post.

4.1.4 Duplikater

I databasen vil det ofte være flere forekomster av samme person (duplikater), med varierende grad av samsvarende tillegginformasjon som adresse, telefonnummer etc.

SportsAdmin tilbyr funksjonalitet for registrering av mulige duplikater, samt sammenslåing og sletting av duplikater etter fastsatte regler.

4.2 Generelt

Her kan du se og endre den generelle informasjon om personen.

Dersom du endrer Kjønn, Fødselsdato, eller Navn, medfører dette at personens idrettsnummer også endres. Systemet vil derfor be deg bekrefte at du ønsker å gjennomføre endringen.

En person kan markeres som Avdød. I så fall må datoen for dødsfallet være senere enn fødselsdato og den kan ikke være en dato i fremtiden.
Status Avdød kan endres, men systemet ber i så fall om en bekreftelse på at dette er korrekt.

4.2.1 Automatisk oppdatering av person- og adresseopplysninger

Ved å markere feltet ”Reserver mot datavask”, så kan man velge å reservere en person mot den jevnlige datavasken, der alle navn, fødselsdatoer, adresser og telefonnumre på standardadressen sjekkes opp mot en ekstern database. Om personen ikke har reservert seg mot datavask, rettes all utdatert informasjon automatisk.

Enkeltpersoner som ikke har tilgang til SportsAdmin, kan velge å reservere seg mot datavask i Min idrett.

4.3 Kontakt- og kontoopplysninger

Under denne fanen kan du se og endre personens kontakt- og kontoinformasjon. Når du velger fanen, får du opp en undermeny med Kontakt og Kontoer. Kontaktinformasjon vises som standard.

Telefonnummer, e-postadresse, faksnummer, og postadresse kan skjules på internett. Dette innebærer at denne informasjonen ikke blir tilgjengelig for offentligheten.

4.3.1 Legge til kontaktinformasjon

Det er mulig å definere flere ulike sett av kontakt-/adresseinformasjon for en person. For å legge til et nytt sett kontaktinformasjon:

  1. Velg knappen Opprett ny.
  2. Legg inn informasjonen
  3. Trykk knappen Lagre. Du vil få opp en melding om at informasjonen er lagret.
  4. En linje med adressebeskrivelse dukker opp nederst i bildet.



For å åpne et sett med informasjon slik at feltene er synlige, velg ekspandèrknappen ("+"), eller tekstknappen Kontaktinformasjon.
!!! Merk: Er personen markert som død, er det ikke mulig å endre kontaktinformasjon. Det er heller ikke mulig å legge til ny informasjon, dvs. knappen Legg til er ikke tilgjengelig.!!!

Slette kontaktinformasjon Dersom du ønsker å slette en adresse- eller kontaktoppføring på en person klikker du bare på linken Slett denne adressen. Du finner linken etter navnet (linken) på en av de alternative adressene.

Det er ikke mulig å slette standardadressen.

4.3.2 Menyvalg Kontoer

Her kan du legge til og oppdatere informasjon om konto til valgt person. Standardvisning vil variere avhengig om konto er registrert eller ikke.

  • Dersom ingen konto er registrert, vil Ny bankkonto vises.
  • Obligatoriske felt er merket med rød stjerne.
  • Personens navn vil automatisk vises i feltet Kontoeier, men dette kan endres.



Om du velger fanen Kontoer, og det er registrert bankkonto (eller –kontoer) på personen fra før, vises bildet Eksisterende bankkontoer. Feltene kan endres eller slettes ved behov.

Legge til en konto En person kan ha flere kontoer. For å legge til en konto:

  1. Velg knappen Legg til. Dette åpner bildet for Ny bankkonto
  2. Legg inn minimum obligatorisk informasjon
  3. Velg knappen Lagre.


Etter lagring vil bildet endres til Eksisterende bankkontoer, og du får en bekreftelse på at informasjonen er lagret.

For å se på en tilleggskonto, velg knappen ”pluss”, eller Kontoinformasjon for ønsket konto.

Endre standardkonto For å endre standardkonto, velg tekstknappen Sett som standard for ønsket konto.

!!!Merk: Det kan bare registreres én konto per kontotype. Dersom personen er markert som død, kan det ikke legges til nye kontoer eller endre informasjon på eksisterende.!!!

4.4 Funksjoner og lisenser

Her administrerer du personers funksjoner og lisenser. Når du velger denne fanen, vises menyvalg Funksjoner som standard. En person er tilknyttet en organisasjon ut fra en funksjon (aktivitet, rolle, eller oppgaver personen utfører for organisasjonen). Forholdet mellom funksjoner, person og organisasjon, kan opptre i mange variasjoner. Noen eksempler:

  • Flere personer kan utføre samme funksjon for en organisasjon
  • En person kan utføre flere funksjoner for en organisasjon
  • En person kan utføre samme funksjon for flere organisasjoner

Fanen har to undermenyer; Funksjoner og Lisens. Funksjoner vises som standard.

4.4.1 Lisens

Her kan du administrere personens lisenser. Bildet viser personens aktive lisensperioder med lisens og lisensperioder uten lisens. Innholdet i skjermbildet for informasjon om lisensen og meldinger fra systemet avhenger av status på lisensen og/eller funksjonen, samt hvilke regler som gjelder for lisensperioden. Status Funksjonalitet Betalt lisens: - Endre lisenstype. Legg til/retur av betaling - Endre informasjon om funksjon Utskrevet lisens: - Endre lisenstype. Legg til/retur av betaling - Sende lisensen på nytt - Endre informasjon om funksjon - Endre adressen på person Registrert lisens: - Legge til betaling - Sende ut lisensen - Endre informasjon om funksjon - Endre adressen på person Lisens med passiv funksjon: - Reaktivere lisensen og evt. funksjonen !!!Legg til ny lisens!!! For å registrere en ny lisens på personen, gjør du følgende;

  1. Velg menyvalg Lisens
  2. Velg aktuell lisensperiode fra listen over Lisensperioder (uten lisens) ved å trykke knappen Velg/Rediger til venstre for lisensperiodens navn. En liste over hvilke organisasjoner personen er tilknyttet kommer opp.
  3. Velg organisasjon fra listen eller foreta et søk ved å ved å velge knappen Søk dersom organisasjonen ikke er i listen.
  4. Endre eventuelt lisensinformasjon og funksjonsinformasjon
  5. Lagre

!!!Merk: Dersom personen ikke er registrert med en funksjon som samsvarer med lisenstypen, blir du bedt om å aktivere denne.!!! Endre en utskrevet lisens En utskrevet lisens kan endres inntil den er betalt. Dette er aktuelt ved for eksempel oppgradering til en utvidet lisenstype.

  1. Velg menyvalg Lisens
  2. Velg lisensen som skal endres ved å trykke knappen Velg/Rediger.
  3. Velg tekstknappen Send på nytt (ny faktura)
  4. Feltene Lisenstype, Sendingsmetode og Leveringsadresse er åpne for endring og du kan velge eventuelle nye verdier fra nedtrekkslistene
  5. Lagre

!!!Merk: Sendingsmetode - Dersom epostadresse ikke er registrert på personen fremkommer ikke dette som en mulig sendingsmetode.!!!

4.4.2 Funksjoner

  1. Velg fra nedtrekksmenyen om du ønsker å se aktive, inaktive eller begge typer funksjoner.
  2. Velg knappen Velg/Rediger for å se detaljer for funksjonen.

Skjermbildet for funksjoner består av 3 deler: Funksjonstype Her kan du registrere i hvilke perioder funksjonen er/var aktiv:

  • Fra dato: Datoen funksjonen ble/blir aktiv
  • Til dato: Dato for når funksjonen skal opphøre (bli inaktiv). Dersom det ikke er angitt en dato i dette feltet, vil funksjonen være aktiv.

Funksjonens kontaktinformasjon Her kan du definere kontaktinformasjon for funksjonen. Som standard angis personens standard kontaktinformasjon. Fra nedtrekksmenyen kan du bestemme om organisasjonens adresse skal være kontaktinformasjon for funksjonen eller en av personens andre adresser.

  • Du kan trykke på (”+”)-ikonet ut til høyre for å vise detaljene for valgt adresse.
  • Dersom ingen av de tilgjengelige adressene i nedtrekksmenyen er riktige for denne funksjonen, kan du bruke legg til ikonet for å lage en ny adresseoppføring. Denne nye adresseoppføringen vil bli automatisk valgt som adresseoppføring for funksjonen.

Tilknyttet organisasjon Her vises informasjon om hvilken organisasjon funksjonen er tilknyttet.

  • Avslutt funksjon
  • Tekstknappen Avslutt denne funksjonen setter funksjonen passiv og dagens dato settes i feltet Dato til. Muligheten til å redigere feltene faller bort. Tekstknappen Avslutt denne funksjonen endrer navn til Aktiver denne funksjonen.
  • Aktiver funksjon
  • Tekstknappen Aktiver denne funksjonen aktiverer funksjonen. Feltene blir redigerbare og feltet Dato til blir tømt. Tekstknappen Aktiver denne funksjonen endrer navn til Avslutt denne funksjonen.

4.4.3 Legge til nye funksjoner og organisasjoner

For å legge til ytterligere funksjoner på personen:

  1. Velg knappen Legg til.
  2. Listen viser de organisasjoner som personen allerede er tilknyttet.
  3. Velg hvilken organisasjon funksjonen skal knyttes til.

Organisasjonen du ønsker å legge til en funksjon, kan:
a. eksistere, og valgt person kan allerede ha en funksjon (i dette tilfellet vil den/de være listet opp)
b. eksistere, men valgt person har ingen funksjon i denne organisasjonen
c. eksisterer ikke, dvs. finnes ikke i databasen (ny organisasjon)

Dersom det siste er tilfellet, må organisasjonen registreres i organisasjonsmodulen før du kan fortsette.
a) Velg organisasjon hvor personen har en funksjon
For å legge til en funksjon til personen i en av organisasjonene som er listet opp, velg knappen Velg/Rediger ved siden av organisasjonens navn.
b) Velg organisasjon hvor personen ikke har en funksjon

Dersom personen skal ha en funksjon i en organisasjon som ikke står på listen, kan du søke etter organisasjonen ved å velge knappen Søk. Dette søket tilsvarer avansert søk etter organisasjoner.

  1. Legg inn søkekriteriene og velg knappen Søk.
  2. Velg den organisasjon hvor personen skal ha en funksjon med knappen Velg/Rediger.
  3. Dersom organisasjonen du søker etter ikke vises i listen, kan du endre søkekriteriene og forsøke på nytt. Ny organisasjon (som ikke eksisterer i SportsAdmin) må registreres i organisasjonsmodulen.
  4. Velg funksjonstype ved å søke opp denne og velg knappen Velg/Rediger.
  5. Endre eventuelt datofelt og kontaktinformasjon.
  6. Lagre.

!!!Merk: Standard for nye funksjoner setter dagens dato i feltet Fra dato og lar feltet Til dato stå åpent. Personens privatadresse blir satt som standard kontaktadresse.!!!

4.5 Kompetanse

Her administrerer du kompetanse på en person.

4.5.1 Kompetanse

Etter at du har valgt Kompetanse fra menyen, listes registrert kompetanse for gjeldende person. Velg kompetansen du vil se eller endre ved å velge knappen Velg/Rediger. Bildet Kompetanseinfo vises. Ut fra hvilke rettigheter du har som bruker, kan du:

  • Legge til kommentar
  • Endre dato for ”gyldighet til”
  • Sette kompetansen midlertidig inaktiv

Når endringer er gjort, velger du knappen Lagre. Etter at informasjonen er lagret, får du en bekreftelse. Legg til ny kompetanse

  1. Velg menyvalg Kompetanse fra undermenyen. Liste med eventuelt registrert kompetanse vises
  2. Trykk på knappen Legg til. Dette åpner bildet for Kompetanseinfo.
  3. Velg kompetansetype ved å trykke knappen for Oppslag. Bildet for Søk etter kompetansetyper åpner seg (pop up)
  4. Fyll inn flest mulig søkekriterier for å filtrere søket. Resultatet vises i feltet nedenfor søkebildet.
  5. Velg knappen Velg/Rediger til venstre for den riktige kompetansetypen. Kompetansetypen legger seg i bildet for kompetanseinfo
  6. Legg inn kommentar og endre dato fra/til om nødvendig
  7. Trykk Lagre

!!!Merk: Dersom personen er markert som død, kan du ikke legge til kompetanse eller endre eksisterende kompetanse.!!!

4.6 Duplikater

I idrettssystemene blir personer lagt inn på ulike måter og via ulike kanaler. Oppgavene utføres av ulike personer på ulike nivå i organisasjonen, og det kan forekomme duplikater (flere registreringer av samme person). Duplikater er altså en betegnelse som indikerer at det finnes flere forekomster i systemet av samme person. Administrasjon av duplikater gjøres i to trinn:

  1. Merke personer som duplikat(er)
  2. Slå samme duplikater/personer



4.6.1 Markere personer som duplikater

I Personmodulen og resultatlisten etter søk kan personer som er potensielle duplikater merkes ved å trykke på sjekkboksen ved de personer som skal merkes og deretter trykke knappen Registrèr som duplikater. Personen blir da påført et merke/ikon som indikerer at denne er en duplikat.

4.6.2 Se en persons duplikater

  1. Søk / hent opp person
  2. Velg fanen Duplikater
  3. Registrerte duplikater listes opp. Listen kan sorteres ved å trykke på tabelloverskriftene



4.6.3 Slette og oppheve duplikatmerking

  1. Velg fanen Duplikater
  2. I listen over merkede duplikater merker du de forekomster som du vet ikke duplikater ved å klikke på sjekkboksene ved navnet
  3. Trykk Slett

!!!Viktig: Denne operasjonen sletter kun duplikatmarkering og ikke personen(e).!!!

4.6.4 Slå sammen duplikater

Duplikatsammenslåing innebærer en meget kraftfull oppdatering av en mengde data, og operasjonen lar seg vanskelig reversere. Hvis du har planer om å prøve å bli kvitt duplikater i stor stil, anbefaler vi at du først leser denne detaljerte oversikten over hva som egentlig skjer i en sammenslåing. Her er en kort gjennomgang:

  1. Velg fanen Duplikater
  2. Merk av sjekkboksen til venstre for etternavnet på de personer du ønsker å slå sammen
  3. Trykk Fortsett
  4. Side for Personinfo kommer opp. Personinfo vises for den forekomsten som det sist er foretatt endringer på. Gjør eventuelle endringer og trykk Fortsett
  5. Du får så listet opp alle funksjoner som er registrert på personen(e). Velg de funksjoner som skal beholdes/videreføres og trykk Fortsett (Knappen Tilbake bringer deg tilbake til listen over duplikater)
  6. Velg hvilke lisenser som skal beholdes/videreføres og trykk Fortsett
  7. Personene er nå slått sammen

!!!Merk: Informasjon om Meritter, Kompetanse og Overganger videreføres fra samtlige forekomster som er slått sammen.!!!

4.7 Overgang

En overgang knytter en persons funksjon i en organisasjon til en ny funksjon i en annen organisasjon. Dette er aktuelt når for eksempel en spiller skal bytte klubb/gruppetilhørighet. Overganger er mest brukt for lisensierte funksjoner, siden en person bare kan ha en enkelt lisensiert funksjon av en gitt type av gangen. Det er i hovedsak tre typer overganger;

  1. Overgang (standard): Permanent klubbskifte
  2. Lån: Midlertidig klubbskifte
  3. Korreksjon: Korreksjon av klubbtilhørighet (feilregistrert)

!!!Merk: Kun brukere med rettigheter som Overgangsadministrator har tilgang menyen Overgang.!!!

4.7.1 Se på en persons overganger

  1. Åpne person på vanlig måte
  2. Velg fanen Overgang
  3. Personens overganger vises i en liste



4.7.2 Registrere ny overgang

  1. Søk opp person
  2. Velg fanen Overgang
  3. Trykk knappen Ny. En liste over funksjoner vises
  4. Velg funksjonen som skal ha overgang
  5. Velg overgangstype
  6. Fyll ut øvrige felt
  7. Lagre



4.7.3 Endre en registrert overgang

En overgang kan ha følgende status:

  1. Registrert
  2. Godkjent
  3. Korreksjon
  4. Mangler informasjon

!!!Merk: Feltet Til organisasjon krever at organisasjonen er aktiv og av samme type som Fra organisasjon. Feltene Funksjonstype og Fra organisasjon er låst for endring. Øvrige felt avhengig av status. Dersom en person er markert som død, er det ikke mulig å endre eller legge til nye overganger.!!!