SportsAdmin Lisens

Fra itINFO
Hopp til: navigasjon, søk

SportsAdminLiten.jpg

Lisensmodulen i SportsAdmin (SA) brukes til å administrere lisens og forsikringer til utøvere. Lisensadministrasjon for klubber har vært tilgjengelig i SA siden mars 2010, da det erstattet tilsvarende funskjonalitet i verktøykassa i klubben online. I SA 4.5 (24. april 2013) ble lisensadministrasjon også tilgjengelig for administrative org.ledd (særforbund, region, særkrets). Administrative org.ledd har tidligere benyttet NAIS til denne typen oppgaver. I SA 4.5 ble også lisensadministrasjon for klubber ubedret med ny funksjonalitet, bl.a. med muligheter for online betaling av lisens fra klubbnivå.

Rettigheter og tilgang

Det er flere funksjonstyper som gir tilgang til SA Lisens

  • For Idrettslagets grupper: Lisensansvarlig, leder, adm.leder og daglig leder. Disse funksjonstypene gir tilgang til gruppenes lisensregister, og gir mulighet til å administrere lisenser på vegne av idrettslagets grupper.
  • For særforbund/krets/region: Lisensadministrator. Gir tilgang til lisensadministrasjon på et overordnet nivå for særkrets og region. Dersom man har funksjonen i et særforbund får man i tillegg tilgang til administrativt vedlikehold som import av ORC-filer, feillogg og online betaling.

For Klubber

Opprett ny utøver for klubber

For å finne frem til lisensregistreringen , må man enten gå via organisasjon og lisens i venstremenyen eller på lisens under snarveier på hovedsiden til sportsadmin.no ved innlogget bruker.

Dersom utøver ikke har lisens kan vedkommende registreres i klubbens lisensregister. En forutsetning er utøveren ikke allerede er registrert med en utøver-funksjon i en annen klubb. Disse vil i de fleste tilfeller kreve en overgang. For å registrer en ny utøver klikker man på lenken Ny utøver fra Handlinger. Derfra kommer man til en stegveiviser bestående av to steg.

steg 1 - Søk person skal du finne personen som skal ha tildelt lisens. Her kan man søke i klubbens eget medlemsarkiv, eller søke i idrettens databaser. Det er stor sansynlighet for at personen finnes fra før, så vi anbefaler alle søke grundig. Dersom du alikevel ikke finner personen du er ute etter, kan du registrer en person gjennon lenken ny person, som blir synlig etter å du har utført et søk i idrettens database. Når man har funnet riktig person kommer man videre til steg 2.

steg 2 - Angi lisens. Velg riktig lisens fra nedtrekslisten. Velg også utsendelsesmetode på personen. Fullfør registrteringen og bruker skal nå ha fått lisensen.

Notis Dersom du får opp varselikoner vil det komme opp en forklarende tekst når du holder musepekeren over ikonet.


Søk etter lisenser

Man kan søke opp utøverne på bakgrunn av flere søkekriterier. De fleste søkekriteriene er tilgjengelig fra avansert søkemodus. Søkeresultatet er selsvagt et resultat søkekriteriene, så jo mer spesifikk man er i kriteriene, jo mer presist resultat vil man få.

Lisens-søk i SportsAdmin
  • Navn: Søk på fornavn og/eller etternavn.
  • Lisens: Lisensperioden man ønsker å søke i. Gjeldende lisensperiode foreslås automatisk.
  • Lisenstype: Lister alle lisenstyper som er knyttet opp mot lisensperioden slik at du kan søke på en spesifikk lisenstype.
  • Status: Man kan du søke på status på lisensen. Den kan være registrert, utskrevet (lisenskrav er sendt på e-post) eller betalt.
  • Født: Her kan man spesifisere aldersintervaller
Notis Under Handlinger kan du eksportere hele søkeresultatet til Excel eller PDF
Lisensdetaljer i SportsAdmin

Velg handling på utvalgte

Nedtrekksmenyen Velg handling på utvalgte gir deg en rekke muligheter til å utføre samme handling for et utvalg innenfor søkeresultater. Etter å ha valgt utøvere fra søkeresultatet kan du gjennom denne dropdownmenyen:

  • Avslutt lisens: Avslutter lisensen til valgte utøvere. I praksis vil dette si at utøver-funksjonen avsluttes, og man ikke vil lenger figurere i lisens-listen.
  • Betale lisens: Dette menyvalget forutsetter at særforbud har klargjort og aktivert for online betaling av lisens i SA. Dersom det er utført kan klubber betale lisenser for sine utøvere. Det er også mulighet å oppgradere betalte lisenser dersom det finnes en dyrere lisenstype innenfor utøverens klasse.
  • Send lisenskrav: Her kan man sende lisenskrav pr. e-post til utøverene, slik at de selv kan betale lisensen via Min idrett eller nettbank.
  • Skriv ut lisens: Her kan man skrive ut lisenskort til utøverne dersom man ønsker å ha ut et lisensbevis.
  • Eksporter til Excel: Exporterer utvalget og tilhørende lisensdata til Excel-format .

For Særforbund

12. mai ble det lansert en ny lisens- og overgangsmodul i SportsAdmin. I den forbindelse ble det avholdt et webinar hvor det ble kjørt demo av ny lisens- og overgangsmodul. Opptak av dette webinaret kan du se her: https://youtu.be/Oc499mzhNMQ

Lisensperioder og online betaling

Administrasjon av lisensperioder (BackOffice) foregår nå i Sportsadmin og opprettelse av dette gjøres nå av det enkelte særforbund, evnt. i samarbeid med NIF-IT.

Dersom et særforbund har en godkjent brukerstedsavtale kan man ta i bruk online betaling av lisenser. Under menyvalget Lisensperioder setter man opp hvilken konto man skal motta pengene for lisensbetaling. Videre velger også i hvilke applikasjoner man skal tilgjengeliggjøre online betaling av lisens. Ved å velge SportAdmin åpner man får at klubbene kan betale lisens for sine utøvere gjennom SA. Ved å velge Min idrett kan utøverene selv betale sin lisens rett fra Min idrett. For å betale en lisens må man være registrert som betalingskunde hos Buypass.

Administrasjon av lisenser

Administrative org.ledd har et eget menyvalg for Lisens (SF/SK).

Søk etter lisenser

Man kan søke opp utøverne på bakgrunn av flere søkekriterier. De flerste søkekriteriene er tilgjengelig fra avansert søkemodus. Søkeresultatet er selsvagt et resultat søkekriteriene, så jo mer spesifikk man er i kriteriene, jo mer presist resultat vil man få.

Lisens-søk i SportsAdmin
  • Navn: Søk på fornavn og/eller etternavn.
  • Lisens: Lisensperioden man ønsker å søke i. Gjeldende lisensperiode foreslås automatisk, men det er også mulig å søke i avslutta lisensperioder. Dette er kun tilgjengelig for administrative org.ledd.
  • Lisenstype: Lister alle lisenstyper som er knyttet opp mot lisensperioden slik at du kan søke på en spesifikk lisenstype.
  • Klubb: Her kan en spesifikk klubb angis. Man får kun søkt i klubben innenfor egen organisasjon. Dette er kun tilgjengelig for administrative org.ledd.
  • Status: Man kan du søke på status på lisensen. Den kan være registrert, utskrevet (lisenskrav er sendt på e-post) eller betalt.
  • Født: Her kan man spesifisere aldersintervaller
  • Kun ukurrante: Denne lister opp utøvere som har betalt et beløp som ikke stemmer overens med prisen på noen av lisenstypene innenfor forbundens lisensmatrise. Typisk at utøver har betalt for lite eller for mye.
  • Kidnr: Søke direkte på KID-nummer
  • Betalt dato: Her kan man søke på intervall for betalingsdato.
Notis Under Handlinger kan du eksportere hele søkeresultatet til Excel eller PDF
Lisensdetaljer i SportsAdmin

Lisensdetaljer og betalingslogg

Ved å klikke på et søkeresultat vises ytterligere detaljer og egenskaper om lisensen til utøveren. Herfra kan man også skrive ut lisenskort, sende nytt lisenskrav på e-post eller avslutte lisensen dersom utøveren ikke lenger skal være aktiv. I arkfanen Betalingslogg vises også alle innbetalinger som har gått mot denne lisensen. Det kan være betaling fra nettbank via kidnummer (forutsetter ORC-import er utført) eller gjennom online betaling. På denne måten kan man identitifisere de ulike transaksjonene som er knyttet til lisensen. Det er også mulig å registrere en manuell betaling (f.eks. kontakt betaling på et kretskontor), samtidig som et er tilrettelagt for å registrere refusjon av innbetalt av beløp.

Velg handling på utvalgte

Nedtrekksmenyen Velg handling på utvalgte gir deg en rekke muligheter til å utføre samme handling for et utvalg innenfor søkeresultater. Etter å ha valgt utøvere fra søkeresultatet kan du gjennom denne dropdownmenyen:

  • Avslutt lisens: Avslutter lisensen til valgte utøvere. I praksis vil dette si at utøver-funksjonen avsluttes, og man ikke vil lenger figurere i lisens-listen.
  • Betale lisens: Dette menyvalget forutsetter at særforbud har klargjort og aktivert for online betaling av lisens i SA. Dersom det er utført kan klubber betale lisenser for sine utøvere. Det er også mulighet å oppgradere betalte lisenser dersom det finnes en dyrere lisenstype innenfor utøverens klasse.
  • Send lisenskrav: Her kan man sende lisenskrav pr. e-post til utøverene, slik at de selv kan betale lisensen via Min idrett eller nettbank.
  • Skriv ut lisens: Her kan man skrive ut lisenskort til utøverne dersom man ønsker å ha ut et lisensbevis.
  • Eksporter til Excel: Exporterer utvalget og tilhørende lisensdata til Excel-format .

ORC-import

Dersom man tilbyr lisensbetaling gjennom skrankebank/nettbank med KID-nummer, må man jevnlig importere OCR-filer i SportsAdmin for å holde innbetalinger ajour. OCR-filene lastes først ned fra banken, og må lagres et sted på lokal PC. I etterkant importerer man filene i SportsAdmin fra menyvalget ORC-import. Etter at man har importert vil det ta noen minutter før alle filens innbetalinger er oppdatert i SportsAdmin. SportsAdmin matcher da KID-nummer i ORC-filen mot akive lisenser i SportsAdmin, og oppdaterer betalt beløp, dato og lisenstype på bakgrunn av dette. En statuslogg over importete filer er også tilgjengelig. Tidligere (i NAIS) var det krav til navnstandard på filen som ble importert. I SportsAdmin trenger man ikke lenger å endre navn på filen man laster ned fra banken. Det finnes i tillegg logikk som skal sørge for at filer med samme innhold ikke skal kunne importers flere ganger.

Feillogg

Dersom ORC-filen inneholder et innbetaling på et KID-nummer som ikke kan matches mot en aktiv lisens, vil denne oppføringen bli liggende i Feilloggen. Et typisk scenario her er at utøveren har betalt en lisens på et KID-nummer fra tidligere lisenssesonger, eller at man har oppgitt feil KID-nummer ved betaling. Det er særforbundenes oppgave å avstemme feilloggen, og sørge for at innbetalinger, refusjoner og lisenser blir oppdatert. Det anbefales at feilloggen sjekkes jevnlig.


Notis Ved å kun benytte online betaling som betalingsmåte trenger man verken ORC-import eller Feillogg.


Opprettelse av ny lisensperiode

Dette gjelder kun for Særforbund


Det kan lønne seg å åpne 2 vinduer med SportsAdmin når du skal lage ny lisens periode. Da det som oftest skal videreføre nesten akkurat det samme som ble brukt det forrige året. Med å da ha to vinduer åpne, så kan du enkelt kopiere informasjon fra det ene vinduet og over til det andre. For å kunne gjøre dette så MÅ du ha funksjonen/rollen som Lisensadministrator i ditt forbund.

Start med å gå til Lisens -> Lisensperioder i venstre menyen til SportsAdmin. Du starter med å klikke på Ny lisensperiode opp til venstre

Ny lisensperiode i SportsAdmin


1.Generelt

  1. Navn på lisens perioden.
  2. Link til nettside som forklarer forsikringsvilkår.
  3. Link til nettside som forklarer betalingsinformasjon.
  4. Legg inn dato for når ny periode skal begynne å gjelde fra.
  5. Legg inn dato for når perioden skal avsluttes.


2.Betaling/Funksjonstype

2.Betaling/funksjonstyper
  • Tilgjengelighet for online betaling
  1. SportsAdmin (klubb) – skal klubber ha muligheten til å betale lisens for sine utøvere
  2. Min Idrett (individuell) – skal lisensen være tilegnelig via Min Idrett.
  • Betalingsmåter
  1. Konto nr. for KID-betaling – legg inn konto nr. til konto som KID innbetalinger skal gå til, om dere tilbyr konto og KID nummer betalinger.
  2. Konto for online betaling – Her velger du konto nr. i nedtrekks meny, dette er KUN mulig dersom forbundet har opprettet en brukerstedsavtale med Buypass for å kunne håndtere online betalinger.
  • Administrasjonsgebyr
Det er mulig å legge til et administrasjonsgebyr på lisenser.
Dette gjelder kun ved online betaling av lisensen, KID betaling er ikke berørt av dette.
  • Varslingsmåter for lisenskrav
Her kan du sette om det kun skal være mulig å sende varsling på nyutstedte lisenser til enkelt personer eller klubber, eller at begge valgene skal være mulig.
  • Tilknyttede funksjonstyper
Her velger du hvilke funksjoner som skal inngå i denne lisensperioden.
De aller fleste vil da legge til utøver for sin idrett, og noen vil også ha med f.eks. dommer.


3.Lisenstyper

3.Lisenstype

  • Første valget her er om det skal være mulig å sende ut lisens uten å velge lisenstype.
Da vil personen som får tildelt lisensen måte velge lisenstype selv når de betaler via Min Idrett for å få fullført betalingen.
Ved betaling i nettbanken betaler de inn satsen tilsvarende ønsket lisenstype.
  • Noen forbund vil kanskje ikke ha behov for mer enn 2-3 typer lisenser,
mens andre vil ende opp med en lengre liste. Lisenstypene kan f.eks splittes i forhold til grener, alder, splitt på grunnlisens og utvidet lisenstype osv.
  • Du legger enkelt til en ny ved å klikke på «Ny lisenstype».
  1. Legg så inn Navn på lisenstype, spesifiser gjerne om det skal være vanlig eller utvidet type
  2. Du kan også velge om lisensen kun skal være tilgjengelig for gutter eller jenter
  3. Velg født fra og til dato, på alders gruppen lisensen skal gjelde
  4. Tilslutt hva den skal koste.
Det er viktig å passe på at lisenstypene blir riktig satt opp, da de ikke kan slettes etter periodeoverføring er gjort.
Du vil da kun være mulig å endre navn på eksisterende og velge om den skal være gyldig eller ikke.
Skal det i etterkant gjøres endringer på en lisenstype må man opprette en ny lisenstype, og fjerne haken for "Gyldig" fra den gamle. 
4.Varsling

4.Varsling

  • Under første valget kan dere bestemme om utøveren skal få epost varsling når han blir tildelt ny lisens.
  • Det kan også velges at det ikke skal sendes ut varsel.
  • Legg til avsender adressen som skal visses når det blir sendt varsel til mottaker.
  • Overskriften er det samme som emnefeltet når du sender epost til vanlig.
  • Lønner seg å forklare kort og enkelt hva eposten gjelder.
  • f.eks. Skilisens sesongen 2016-2017 - betalingsinformasjon

I meldingsinnhold anbefaler vi at det informeres hvem eposten er til (navn på lisenstaker), betalings informasjon, betalings måter, hvem som kan kontaktes ved spørsmål ang lisensen.
Skal det brukes Min Idrett for å hente fram lisensen med betalings informasjon, så kan vil det lønnes seg å skrive kort hvordan dette gjøres.

Periodeoverføring

Det selve periodeoverføringen går ut på er å videre føre alle eller bare de som har betalt fjorårets lisens til den nye sesongen, sånn at de automatisk får den nye lisensen tilgjengelig. Med å gjøre dette så vil det spare klubbene mye jobb, ellers må de finne ut hvem i klubben som skal ha lisens, og tildele lisens til vært enkelt medlem.

PS! Periodeoverføring kan ikke reverseres, etter den har blitt igang satt.
  • For at du skal få opp den nye lisensperioden du akkurat har laget så må du fjerne huken for «Vis kun aktive» under søkefeltet på fremsiden til lisensperioder.

Lisensperioder 2.JPG


  • Etter at du har åpnet den nye lisensperioden, så vil du finne valget «Periodeoverføring» på linjen under overskriften, klikk på den.

Periodeoverføring.JPG


  • Valgene du får ved periodeoverføringen er å overføre alle som har mottatt lisens eller kun de som har betalt lisensen for forrige sesong.

Periodeoverføring 2.JPG


  • Om du velger å overføre alle som har mottatt lisens i forrige sesong, så vil du kunne velge om du skal sende ut varsling til alle om at lisensen for den nye sesongen er tilgjengelig eller dere kan la være å sende ut meldingen om dette.

Periodeoverføring 2-1.JPG


  • Velger dere å kunne overføre de som har betalt lisensen for forrige sesong, så vil du også her få valget om å sende ut varsel eller la være. Men dere må også da velge dato for når utøverfunksjonen til de som ikke har betalt lisens skal avsluttes.

Periodeoverføring 2-2.JPG


  • Når du setter i gang periodeoverføring så kan dette ta tid, da det er store mengder data som skal behandles.