Distribusjonsmodulen i SportsAdmin er idrettens verktøy for å distribuere informasjon til personer og organisasjoner som for eksempel klubber, kretser, utøvere, ledere osv.
Distribusjonsmodulen består av to hovedområder: Distribusjonslister og Distribusjonsmetoder.
Distribusjonslister er en samling med person- og/eller organisasjonssøk som bygges opp ved hjelp av forskjellige søkekriterier.
Opprett ny distribusjonsliste – Person
- Velg menypunktet Mine distribusjonslister under Distribusjon
- Klikk på knappen Opprett ny
- Velg type Person
- Klikk Neste Her kan du velge blant følgende søkekriterier: Funksjonstype, Lisens, Kompetanse, Personinfo og Fylke/kommune. Følg ledeteksten for hvert av kriteriene. Du kan bla mellom kriteriene ved å klikke på pilene til høyre (Tilbake, Neste) eller klikke rett på overskriften. Når søkekriterier er utfylt, klikk på pila Gå til vis/ endre søk.
- Klikk på knappen Lagre
- Skriv inn navn og evt. beskrivelse
- Klikk på knappen Lagre
Opprett ny distribusjonsliste – Organisasjon
- Velg menypunktet Mine distribusjonslister under Distribusjon
- Klikk på knappen Opprett ny
- Velg type Organisasjon
- Klikk Neste
- Velg søkekriterier
- Klikk Neste
- Klikk på knappen Lagre
- Skriv inn navn og evt. beskrivelse
Åpne eksisterende distribusjonsliste for redigering
- Velg menypunktet Mine distribusjonslister under Distribusjon
- Klikk på knappen Rediger til venstre for listen du vil endre
Opprett kombinert distribusjonsliste
- Velg menypunktet Mine distribusjonslister
- Marker listene du vil bruke
- Klikk på knappen Kjør
- Klikk på knappen Lagre
Slett distribusjonsliste
- Velg menypunktet Mine distribusjonslister
- Klikk på Slett til høyre for listens navn
- Klikk OK på spørsmålet: Vil du slette?
 |
Du kan slette flere lister samtidig. Marker flere lister før du klikker på Slett |
Kjør distribusjonsliste
- Velg menypunktet Mine distribusjonslister under Distribusjon
- Marker listen(e) du vil kjøre
- Klikk på knappen Kjør
|
Du kan gjøre endringer før du sender, eksporterer eller skriver ut resultatet |
Legg til mottaker i søkeresultat
- Kjør en distribusjonsliste
- Klikk på knappen Legg til
- Søk frem personen eller organisasjonen du ønsker å legge til
- Klikk på knappen Velg Person/Organisasjon
|
Skal du legge til flere mottakere, må du gjenta handlingen |
Slett mottaker fra søkeresultat
- Kjør en distribusjonsliste
- Marker person(er) og/eller organisasjon(er)
- Klikk på knappen Slett
Mottakere som er lagt til eller fjernet
Mottakere som er lagt til eller fjernet fra et søkeresultat, finner du igjen i en egen oversikt under overskriften Lagt til/ fjernet under arkfanen Vis/endre søk
Lagt til Elementer som slettes fra denne listen, vil også fjernes fra søkeresultatet så lenge de ikke oppfyller søkekriteriene.
Fjernet Elementer som slettes fra denne listen, vil igjen dukke opp i søkeresultatet så lenge de oppfyller søkekriteriene.
Del distribusjonslister
Det er mulig å dele distribusjonslister med andre organisasjoner.
- Velg menypunktet Mine distribusjonslister
- Klikk på knappen Rediger til venstre for listen du vil dele
- Klikk på arkfanen Generelt
- Klikk på overskriften Del med organisasjon
- Klikk på knappen Legg til
- Søk frem organisasjonen du vil dele lista med
- Klikk på knappen Velg organisasjon
|
Du kan legge til flere organisasjoner samtidig. Marker flere og klikk på linken Legg til valgte |
Distribusjonsmetoder
Distribusjonsmetoder omhandler de ulike måtene man kan velge å behandle distribusjonslister. Dette kan være alt fra utsending av brev, e-post og etiketter, til eksport av datagrunnlag.
Skriv ut distribusjonsliste
- Kjør en distribusjonsliste
- Klikk på knappen Skriv ut listen
- Velg skriver og Skriv ut
Eksporter distribusjonsliste til Excel
- Kjør en distribusjonsliste
- Klikk på knappen Eksporter listen til Excel
- Velg Åpne
|
Du kan også velge å lagre listen uten å åpne den |
Send e-post til distribusjonsliste
- Kjør en distribusjonsliste
- Klikk på knappen Sende
- Klikk på overskriften E-post
- I feltet Svar til e-post, velg avsenderadresse fra nedtrekksmenyen
- I feltet Emne, skriv inn e-postemne
- I feltet Innhold, skriv inn e-postinnhold
- Klikk på knappen Send
- Klikk Ok
|
Mottakerne legges i blindkopifeltet |
Innhold - I dette feltet kan man velge vanlig visning eller HTML-visning.
Avsenderadresse - Her kan du velge mellom din e-post/ postadresse, eller e-post/ postadressen til organisasjonen din rolle er knyttet til.
Ekstra mottakere - I dette feltet kan man legge til ekstra e-postadresser. Skal man legge til flere e-postadresser skal disse skilles ved bruk av semikolon.
Mal - For sending av brev eller e-post til en distribusjonsliste kan man benytte ferdig definerte maler. Det er laget noen få standardmaler. Ønsker du å bestille nye maler, ta kontakt med NIF Digital Support.
Send brev til en liste
- Kjør en distribusjonsliste
- Klikk på knappen Sende
- Klikk på overskriften Brev
- I feltet Fra adresse, velg avsenderadresse fra nedtrekksmenyen
- I feltet Overskrift, skriv inn brevets overskrift
- I feltet Innhold, skriv inn brevets innhold
- Klikk på knappen Fortsett
- Klikk på knappen Skriv ut
- Velg skriver og Skriv ut
|
Når du klikker på knappen Fortsett kommer du til en forhåndsvisning, her kan du klikke på knappen Tilbake til skjema dersom du ønsker å gjøre flere endringer. |
|
Brev kan også eksporteres til ulike formater. I forhåndsvisningen av innholdet, velg format og klikk på linken Eksport |
Innhold - I dette feltet kan man velge vanlig visning eller HTML-visning.
Avsenderadresse - Her kan du velge mellom din e-post/ postadresse, eller e-post/ postadressen til organisasjonen din rolle er knyttet til.
Mal - For sending av brev eller e-post til en distribusjonsliste kan man benytte ferdig definerte maler. Det er laget noen få standardmaler. Ønsker du å bestille nye maler, ta kontakt med NIF Digital Support.
Lag etiketter av liste
- Kjør en distribusjonsliste
- Klikk på knappen Sende
- Klikk på overskriften Etiketter
- Klikk på knappen Fortsett
- Klikk på knappen Skriv ut
- Velg skriver og Skriv ut
|
Når du klikker på knappen Fortsett kommer du til en forhåndsvisning, her kan du klikke på knappen Tilbake til skjema dersom du ønsker å gjøre flere endringer. |
|
Etiketter kan også eksporteres til ulike formater. I forhåndsvisningen av innholdet, velg format og klikk på linken Eksport |
Sendingslogg
Sendingslogg gir oversikt over dine utsendelser fra distribusjonsmodulen.
- Klikk på menypunktet Rapporter
- Klikk på Distribusjon
- Klikk på Sendingslogg
- Klikk på sendingsnavn for den utsendingen du vil se på.