Overgang

Fra itINFO
Hopp til: navigasjon, søk

SportsAdminLiten.jpg

Når en utøver/spiller endrer klubbtilhørighet, krever mange idretter at det innmeldes en formell overgang. I praksis skjer dette ved å registrere en overgang i SportsAdmin, som sørger for at gammel utøverfunksjon avsluttes, mens en ny funksjon opprettes for den nye klubben. Overgangsmodul i SportsAdmin ble lansert i desember 2012.

For Særforbund

Overgangsregler

Under overgangsregler definerer særforbund hvilke funksjonstyper som krever en overgang. Det er oftes utøver- og dommerfunksjoner som er overgangspliktige. Det kan kun registreres overgangsregler på funskjonstyper som særforbundet selv eier, og kun på funskjonstyper som er tilgjengeliggjort for Org.type=Gruppe for særidrett. Dersom en funskjonstype er registrert med overgangsregler betyr det at det man ikke kan endre org.tilhørighet på denne funskjonstypen med mindre det registreres en overgang, enten fra særforbund, særkrets eller region. Parameteret Fri overgang benyttes dersom SF ikke krever å føre overgangen manuelt. Dersom denne er aktivert kan klubber hente nye utøvere fra andre klubber via Lisensregistreringen i SportsAdmin. Overgangen vil registreres automatisk.

Søk overgang

Under Søk overgang kan man søke i registrerte overganger på bakgrunn av ulike søkekriterier. Man får kun søkt i overganger innenfor eget særforbund, krets eller region. Det er verdt å merke seg at søket automatisk setter en prefiks på saksnummer (årstall) for å begrense søkeresultatet. Skal man søke i overganger fra tidligere år, må man altså endre denne prefixen. Søkeresultaet skal inneholde de viktigste detaljene om overgangen, og man kan se ytterligere overgangsdetaljer ved å klikke på saksnummeret. Enkelte eldre overgangsdetaljer kan være noe mangelfulle. Det skyldes at ikke alle data kunne gjenskapes under konvertering fra utgåtte systemer.

Ny overgang

Ny overgang kan registreres både fra Søk overgang, Person- og Organisasjonsmodul (Funskjoner og verv). Fra Søk overgang sendes man inn i en stegveiviser som tar deg gjennom hele prosessen. Det første steget er et person-søk. Her søker man opp personen man skal registrere overgang på. Det søkes i hele idrettens database. For å begrense antall søketreff kan man filtrere ved å bruke søkekriterier for Organisasjon (Klubb) og Funksjon. Personer som har funksjoner med overgangsregler vil prioriteres i søketreffet, og for disse vises også organiasjonstilknytning. Dersom personen ikke finnes fra før kan den registreres fra lenken Registrer person. Skal man registrere overgan fra Person- eller Organisasjonsmodulen har du valgt person(er) på forhånd, og du vil da komme rett til siste steg i stegveiviseren, Detaljer. Her fyller man inn detaljer om følgende felter:

Overgangsdetaljer i SportsAdmin
Fra klubb: Dersom personen har en aktiv eller passiv funksjon (med overgangsrelger) fra før presenteres denne funksjonen, samt tilhørende klubb automatisk. Finnes det ikke funksjon eller klubb på personen fra før, er det mulighet til å registrere dette.
Til klubb: Her kan man velge mellom klubber (Grupper for særidrett) som tilhører innloggets bruker overliggende Org. For særforbund vil det i praksis si samtlige klubber. For krets og region kan man velge blant sine respektive.
Overgangstype: Det finnes fire overgangstyper å velge mellom. Hvert særforbund har ulilke regelsett til når de ulike typene skal benyttes, men her er en generell forklaring.
  • Overgang - Brukes der en personen bytter klubb permanent, og både til- og fra-klubb fortsatt er aktive.
  • Overføring - Brukes dersom en person flyttes internt i en klubb (f.eks fra Junior- til Elitegruppe) eller dersom spilleren overføres fra en nedlagt eller sammenslått klubb.
  • Utlån - Brukes dersom personen skal være på utlån i en gitt periode. Etter utlånsperioden er utløpt, overføres spilleren tilbake til Fra klubb.
  • Fri overgang - Brukers dersom overgangen er registrert av en klubb fra SA Lisens. Vil kunne være tilgjengelig dersom Fri overgang=J på Overgangsregler.
Registrert dato: Dette er datoen overgangen blir registrert eller mottatt særforbund eller krets. Dagens dato foreslås automatisk. Dette er også datoen da personen vil bli opprettet i Ny klubb, selvom vedkommende ikke nødvendigvis er konkurranseklar denne dagen.
Karantentid: Brukes dersom overgangen utløser en karantenetid
Konkurranseklar: Dette er datoen personen er konkurranseklar for Til klubb. Populeres fra Registert dato+Karantenetid, men det er også mulig å sette denne manuelt.
Kommentarfelt: Et notatfelt som kan benyttes til interne notater for forbunds- og kretskontor. Vil ikke være synlig verken i e-postbekreftelser eller for andre personer enn de som har tilgang til overgangsmodulen i det respektive SF.
Tilleggsfelter ved utlån: Ved overgangstype utlån er det flere utlånspesifikke felter som er påkrevd ved registrering.
Saksnummer: Saksnummer genereres automatisk. Dette er en teller som tar utgangspunkt i årstall og antall overganger som er ført innenfor særforbundet. Saksnummer skal være unikt innenfor hver særidrett, og kan brukes som en identifikator eller referanse for overgangen.

Overgang på flere personer

Det er mulig å føre såkalt "masseovergang", det vil si å kunne føre overgang på flere personer samtidig. Dette gjøres fra Organisasjonsmodulen, under menyvalget Funksjoner og Verv. Fra dropdownboksen "Velg handling på utvalgte" får man opp et valg for å registrere overgang. Forutsetningen for at man skal føre "masseovergang" er at personene i utvalget har samme funksjon, og alle overgangdetaljene er identiske for hele utvalget. Masseovergang er derfor best egnet ved sammenslåing av klubber, eller dersom mange personer fra samme klubb melder overgang til den samme klubben.

Bekreftelse pr. e-post

Det sendes automatisk en e-postbekreftelse når en ny overgang er registrert, endret eller slettet. Bekreftelsen sendes til Fra klubb, Til klubb og Personen(e) det er ført overgang på. Avsender er personen som registrerer overgangen. Bekreftelsen inneholder relevante detaljer knyttet til overgangen og er standardisert for alle særforbund.

Endring og sletting av overgang

Det er mulig å både editere og slette en overgang dersom den skulle f.eks. skulle være feilregistrert. Det er kun mulig å editere/slette den sist registrerte overgangen til en person innenfor en særidrett. Ved editering av overgangsdetaljer oppdateres både personens overgangdetaljer og funksjon. med de Ved sletting av overgang sletter overgangsdetaljene, og funksjonen tilbakestilles slik det var før man registrerte overgangen. I begge tilfeller sendes det ut varsling til de overnenvte parter.

For klubb

Logg på sportsadmin.no Under "Person" finnes valget "Overgang" og der ligger overganger som venter på behandling. Der ser man overganger til og fra det orgleddet du er logget inn på. Disse må da behandles for at overgangen skal fullføres.

Først får "Til klubb" opp behandling av overgangen. "Til klubben" må ta standpunkt til om det er til klubb eller utøver som skal betale for overgangen.(Dette gjelder da de overgangene som har et overgangsgebyr)

"Fra klubb" må behandle overgangen X antall dager etter behandling fra "Til Klubb". Hvis "Fra klubb" ikke behandler overgangen innen de x antall dagene blir spilleren frigitt. Ditt særforbund Setter opp regler for hvor mange dager dette er. Hvert enkelt særforbund har egne overgangsregler. Ta kontakt med din særkrets/region for å få informasjon om de reglene som gjelder for din idrett.

Overgangen er fullført når "Til klubb", "Fra klubb" og eventuelle overgangsgebyrer er betalt. Det vil med utgangspunkt i overgang fullført datoen settes eventuelle karantenetid, dette hentes også ut fra overgangsreglene for ditt særforbund. Spilleren blir da spilleklar for ny særgruppe når karantenetiden er ferdig.

Behandling av overganger i SportsAdmin

Hvordan få tilgang

Lisensansvarlig - Mulighet for å opprette lisenser og behandle overganger for særgrupper.(Leder for særgruppe kan gi tilgang til de i gruppa som skal ha tilgang til dette)

Hvordan opprette lisensansvarlig se veiledning her: Funksjoner