Opprette og behandle utvalg

Fra itINFO
Hopp til: navigasjon, søk
Trykk på bilde om du ønsker en større versjon

Når man velger meny-fanen Utvalg, så får man automatisk opp en side med forhåndsdefinerte avgrensinger på venstre side. Velger man gruppen Fotball, så får du frem alle medlemmer som har Fotball registrert som aktivitet på sitt Personkort. Før vi går videre på forklaringen av hvordan opprette utvalg, så minnes det om problemstillingen rundt idretter og grener (les evt. mer på Idretter og grener). Vi anbefaler at man er ryddig på å registrere utøverne og lagene under idrettsgren, men man gjerne kan benytte gruppen til andre administrative utvalg, inndelinger m.v.


Nivå utvalg
Utvalgene våre vil bestå av ulike nivåer. Noen vil være ferdig definert og er egentlig ikke utvalg, men organisasjoner. Andre har vi selv opprettet. Hvor vi skal plassere nye utvalg, er avhengig av hensikten og hvilke personer som skal være medlem av utvalgt. For å forklare de ulike nivåene, og når de bør benyttes, har vi lagt ved et skjermbilde. I dette vil du finne en nummerering som vil matche med forklaringene under:

1 – Klubb: Et ferdigdefinert nivå som viser klubbleddet. Utvalg som går på tvers av grupper, og skal knyttes til klubben, f. eks søttetmedlemmer, bør opprettes her.

2 – Gruppe for særidrett: Et ferdigdefinert nivå, som viser gruppen for særidretts, f. eks volleyball. Utvalg som skal inneholde medlemmer, uavhengig av hvilke grener de er medlem av, bør opprettes på dette nivået. Dersom vi i vårt eksempel også hadde hatt grenen Sandvolleyball, ville det vært aktuelt å opprette f. eks utvalget Senior dersom vi ville hatt en oversikt over alle seniorene uavhengig av om de spilte volleyball eller sandvolleyball.

3 – Gren: Nytt i KlubbAdmin fra tidligere medlemssystemer, er at aktive medlemmer må knyttes til grener. Det betyr at hver gruppe må minst ha en gren registrert. Det gjelder også de idretter som kun har en aktivitet, f. eks Fotball, selv om dette virker noe meningsløst. Bakgrunnen for dette er at man ved idrettsregistreringen teller antall utøvere pr gren, og KlubbAdmin må da rapportere pr gren. Les mer om hvordan du legger til og fjerner grener her. Alle utvalg som er knyttet til grenen og aktive medlemmer der, bør opprettes på dette nivået. Eksempelvis lag. Det gjelder også de grupper som ikke har mer enn en aktivitet. I eksemplet vårt ville det da vært lurt å oppretter utvalg som skal inneholde aktive utøvere under grenen Volleyball . Legg merke til at grener alltid vil ha (grener) i navnet.

4 – Utvalg: Egne oppretta utvalg. Disse kan også da ligge direkte under klubben, grupper, grener eller utvalg. Utvalg som har registrerte utvalg under seg, vil bli markert med et eget ikon som skal ligne på en mappe. Dette er for å indikere at det eksisterer utvalg under.

5 – Utvalg under utvalg: Vi kan opprette så mange nivået med utvalg vi ønsker. Her har vi opprettet et utvalg under et utvalg. Til tross for at det ikke er noen begrensning på antall nivåer, bør vi likevel begrense dette da det er lett å miste oversikten ved mange nivåer.

Trykk på bilde om du ønsker en større versjon

Avgrense personer i utvalg
For å kunne massebehandle medlemmer, eksempelvis legge til medlemmer mellom et visst alderspenn i et utvalg, har vi lagt til mulighet for å avgrense medlemmer i et utvalg. For å avgrense må vi markere utvalget, klubben eller gruppen medlemmene nå er medlem av. Deretter klikker vi på fanen Personer, og utfører de avgrensningene vi ønsker. Utfør deretter ønsket behandling av disse, eksempelvis Plasser i utvalg.


Opprette utvalg

Trykk på bilde om du ønsker en større versjon

Ved opprettelse av nytt utvalg, må vi alltid starte med markere/klikke på utvalget, klubben eller gruppen det nye utvalget skal ligge under. Det er først da vi får opp alternativet for å opprette ny. Trykk på pluss-tegnet og gi det nye utvalget et navn. For å lagre må vi klikke på den grønne sirkelen til høyre for navnet på vårt nye utvalg.


Plassere medlemmer i utvalg

Trykk på bilde om du ønsker en større versjon

Vi kan plassere medlemmer i Utvalg både fra Personer og Utvalg i menyen vår øverst. Skal vi plassere mange medlemmer i et utvalg, er det hensiktsmessig å avgrense personer først. Det kan i en del situasjoner være lurt å utføre denne avgrensingen fra Utvalg, da vi der får avgrenser medlemmer basert på utvalg, gruppe eller klubb. F. eks kan vi enkelte først markerer fotballgruppa i Utvalg, for deretter og trykke på fanen Personer. Her kan vi eksempelvis avgrense basert på kjønn og fødselsdato, som er aktuelt om vi ønsker å opprette utvalg for lag.

Når vi har funnet frem til medlemmene vi ønsker å plassere i et utvalg, må vi markere disse ved å sette en hake i sjekkboksen til venstre for navnet. Ønsker vi å markere alle i søkeresultatet vårt, kan vi markerer sjekkboksen øverst. Vi trykker så på Plasser i utvalg. Veiviseren for å plasser medlemmer i utvalg åpnes nå. Valgene i veiviseren er beskrevet under:

Medlemmer som skal plasseres
Her får vi en oversikt over hvor mange medlemmer vi har valgt og som vil plasseres i utvalget eller utvalgene vi velger i neste steg. Dersom antall medlemmer er under 200, kan vi klikke på Endre, og få en oversikt over hvilke medlemmer vi har valgt og eventuelt fjerne medlemmer som likevel ikke skal plasseres i utvalg.

Medlemsutvalg
Her velger vi hvilke medlemsutvalg vi ønsker å plassere medlemmene i. Først må vi starte med å bla oss frem i strukturen til vi finner til utvalget eller utvalgene som vi ønsker å plassere medlemmene i. I første kolonne sett fra venstre, vil klubben og gruppene listes. I neste kolonne vil klubben eller gruppen som vi har markert vises øverst, deretter grener. Tredje kolonne vil vise utvalgene fra markert klubb, gruppe eller gren, avhengig av hva vi har markert i første og andre kolonne. I vårt eksempel (se skjermbilde), har vi markert gruppen Volleyball, deretter grenen Volleyball, og to av utvalgene under denne grenen. Vi markerer ønskede utvalg og trykker på Lagre.


gå til neste - Duplikatmarkering

tilbake til Medlemmer og utvalg

tilbake til hovedsiden - KlubbAdmin