Import av data til KlubbAdmin

Fra itINFO
Hopp til: navigasjon, søk

gå til neste - Bytte fra Medlemsarkivet i KlubbenOnline til KlubbAdmin


tilbake til Hvordan ta i bruk KlubbAdmin?


tilbake til hovedsiden - KlubbAdmin



Import av data ved oppstart

Dersom klubben ikke ønsker å registrere alle medlemmer selv, eller å få medlemmene til å registrere seg selv ved å registrere seg og sin medlemssøknad i Min idrett, tilbyr NIF IT førstegangsimport av medlemsdata til det sentrale medlemsregisteret. Klubben må da levere en excel-fil med klubbens medlemmer basert på NIF ITs format/mal for import til det sentrale registeret.

Det er viktig å merke seg at importen som hovedregel vil kun registrere medlemmene på klubben/hovedlaget. Dersom klubben ønsker å få opprettet medlemmer med tilknytningene til sine ulike særidrettsgrupper i idrettslaget, må det i tillegg bestilles import av dette ved at det må leveres en fil pr. gruppe med de medlemmene som skal opprettes for respektive grupper.

OBS! De fleste klubber vil ha et antall medlemmer liggende i KlubbAdmin ved oppstart. Dette kan skyldes at klubben på et tidligere tidspunkt har brukt KlubbenOnline Medlemsarkiv, eller enkelt og greit det faktum at når klubben registrerer leder og andre verv gjennom den årlige idrettsregistreringen, vil det automatisk bli opprettet et klubbmedlemskap på personen. Klubben har selv ansvar for å eventuelt avslutte disse medlemskapene før en import, om man ønsker å begynne med tomt register.

Minimum av medlemsinformasjon

Minimumskrav til informasjonsfelter som klubben må fylle ut pr. medlem for en import er

  • fødselsdato
  • kjønn
  • etternavn*
  • fornavn
  • postnr


(*) Etternavn er kun ETT navn iht. navneloven, dog kan det være sammensatt av to navn med bindestrek mellom. Dvs. "Ole Bang Hansen" har Ole Bang (fornavn) og Hansen (etternavn), mens "Ole Bang-Hansen" har Ole (fornavn) og Bang-Hansen (etternavn).

Hvis ett eller flere av de påkrevde feltene mangler, kan man ikke forvente at medlemmet blir importert, og det må i så fall legges til manuelt i KlubbAdmins Medlemsadministrasjon. Importen støtter foreløpig ikke personer med adresse i utlandet, disse medlemmene må i så fall også legges til manuelt.

Det gjøres dog oppmerksom på at forskrift om medlemsadministrasjon med utfyllende bestemmelser krever at klubben SKAL vedlikeholde følgende informasjon i medlemsadministrasjonen, og derfor BØR disse opplysningene inkluderes i grunnlaget for importen. Alternativt kan dette oppdateres i KlubbAdmins Medlemsadministrasjon etterpå:

  • fødselsdato
  • kjønn
  • etternavn
  • fornavn
  • postadresse
  • postnr
  • poststed
  • e-postadresse
  • mobiltelefon

Pris

NIF IT tilbyr gratis import av medlemmer når man starter opp bruk av løsning som er godkjent mot det sentrale registeret.