GDPR - Publisering kontaktinformasjon

Fra itINFO
Hopp til: navigasjon, søk

Innledning

Notatet behandlingsgrunnlag gir grunnlaget registrering av persondata i idretten, og i forbindelse med punkt 2.2 frivillige, tillitsverv og roller har NIF sett det nødvendig å gjøre en vurdering av behovene for publisering av kontaktinformasjon. Samtidig skal slik behandling begrenses i tråd med dataminimeringsprinsippet i GDPR artikkel 5 (1 c) samt at den må være tilstrekkelig sikret i tråd med GDPR artikkel 24.

Behovet for publisering

Idretten er Norges største frivillige organisasjon med over 2 millioner medlemskap. Det er viktig for lokalmiljøet å kunne komme i kontakt med sine lokale idrettslag og andre organisasjonsledd i idretten. De fleste er av disse er driftet på frivillig basis uten ansatte.

I tillegg har idretten på lokalt nivå også behov for å kunne ta kontakt med andre idrettslag eller særskilte roller i idretten.

Disse behovene innebærer at det å påta seg visse roller i idretten vil innebære at personinformasjon publiseres på internett for å gi mulighet for at allmennheten skal kunne ta kontakt.

I tillegg kan en tildelt kompetanse i idretten være grunnlag for publisering. Hovedformålet med publisering av personer som innehar en gitt kompetanse er først og fremst et behov for en stor brukergruppe i idretten som omfatter både idrettslagene, særidrettslagene og frivillige, skal kunne finne personer som har en kompetanse som kan løse et behov. I tillegg kan det være enkelte kompetanser som allmenheten skal kunne finne i sin kontakt med idretten.

Roller som innebærer publisering

Ved søk/oppslag i idrettens registre vil det som hovedregel ikke bli publisert navn og kontaktopplysninger for andre roller enn de som følger av nedenstående punkter.

Hos det organisasjonsleddet man har blitt valgt til et verv eller har påtatt seg en rolle, kan navn, kontaktinformasjon og rolle bli publisert på organisasjonsleddets nettsted.

Styre i juridisk enhet (idrettslag, idrettsråd osv.)

Å la seg velge til et styre i en juridisk enhet innebærer at navn vil bli publisert av Brønnøysundregistrene.

Ved søk/oppslag i idrettens registre vil personens kontaktopplysninger samt rolle være publisert slik at allmennheten kan ta kontakt med enhetens ledelse.

Styre i særidrettsgrupper, råd og utvalg som ikke er egen juridisk enhet

Ved søk/oppslag i idrettens registre vil den som er valgt til leder for slikt organisasjonsledd eller råd/utvalg innebære at kontaktinformasjon blir publisert.

Daglig ledelse

Ansettelse som daglig leder (herunder generalsekretær og organisasjonssjef i idrettskrets) i juridisk enhet innebærer publisering på linje med styret i slik organisasjon.

Andre roller

Rollene lagleder og dommer er viktige knyttet til avvikling i lagidretter og for å redusere henvendelser til roller angitt i 3.1-3.3 er det ansett at disse to rollene også skal ha publisert kontaktinformasjon,

For øvrig må alle organisasjonsledd må gjøre en selvstendig vurdering av behovet for publisering av roller på internett ut fra begrunnede behov for at kontaktpersoners personopplysninger må publiseres. Det enkelte organisasjonsledd er selv behandlingsansvarlig for slik publisering, dvs. har ansvaret for lovligheten av publiseringen og det som ellers følger med behandlingsansvaret iht. personopplysningsloven/GDPR.

Alle andre roller enn de som er oppgitt i punkt 3.1-3.3 vil i SportsAdmin bli satt med standardverdi til ikke publisering i webdeler mvf. 21. mai, hvoretter det enkelte organisasjonsledd må selv ta stilling til hvilke roller som skal publiseres, og oppdatere disse i SportsAdmin.

Kompetanse som grunnlag for publisering

Pr. april 2018 støtter ikke idrettssystemene begrensninger i publisering av kompetanse. Dette vil bli endret i løpet av 2018.

Den enkelte type kompetanse som defineres i IdrettsKurs skal tildeles en parameter som angir om personer skal være søkbar basert på kompetansen

  • Kun i idrettssystemene
  • Bak pålogging i ulike løsninger/portaler i idretten (webdel)
  • Åpent på internett (webdel)

Ved publisering av personer med gitt kompetanse åpent på internett vil kun personens navn angis i tillegg til kompetansen. Dersom personen selv har tillatt publisering av sin kontaktinformasjon på internett gjennom Min idrett vil denne også vises. Bak pålogging og i idrettssystemene vil kontaktinformasjon vises.

Kontaktopplysninger som publiseres

Følgende opplysninger publiseres fra idrettens sentrale database, og som er anbefalt omfang ved publisering i organisasjonsledd tilknyttet NIF:

  • Personens navn
  • Rolle og organisasjon
  • E-postadresse (publisert på en slik måte at den ikke kan plukkes opp av systemer som brukes til utsending av ulovlig reklame/søppelpost)
  • Mobiltelefonnr.
  • Ev. andre telefonnr. og bostedsadresse publiseres kun dersom vedkommende selv angir dette gjennom Min idrett