Forberedelser

Fra itINFO
Hopp til: navigasjon, søk

gå til neste Hvordan få tilgang til KlubbAdmin


tilbake til Hvordan ta i bruk KlubbAdmin


tilbake til hovedsiden - KlubbAdmin




Hva bør klubben gjøre før oppstart?

Opprette brukerstedsavtale for online betaling

KlubbAdmin kan benyttes som et rent medlemsarkiv, uten at klubben tegner en brukerstedsavtale med Buypass, men for å kunne benytte Klubbadmin til fakturering, må klubben være registrert som brukersted for Online betaling. Det er formelle krav for å få opprettet en brukerstedsavtale, og dersom ikke alle forutsetningene er på plass kan dette være en prosess som tar tid, og er derfor viktig å gjøre som første aktivitet. Prosessen for etablering av brukerstedsavtale med BuyPass starter i SportsAdmin, og er nærmere beskrevet her.

Medlemsoversikt/grunnlag

Klubben må nødvendigvis ha oversikt sine medlemmer. Grunnlaget er viktig uavhengig om medlemsansvarlig selv vil registrere alle medlemmer i KlubbAdmin eller om en ønsker å få NIF IT til å importere medlemmene inn i systemet. Se uansett artikkelen om import av data som også angir minimumkravet til medlemsdata.

En stor fordel med KlubbAdmin er muligheten til å bruke idrettens betalingsløsning, se mer på Online betaling. Ved bruk av Online betaling sikrer man at betalt beløp blir lik det krav som klubben/gruppa utsteder, og en har kontinuerlig oversikt over utførte betalinger og utestående uten noen forsinkelser slik det er bruk av faktura/bankgiro. En viktig forutsetning for optimal bruk av online betaling er å ha registrert e-postadresse på medlemmene da varsling om nye betalingskrav og purring om betaling sendes på e-post til medlemmet. Det er også mulig å bruke SMS til slik varsling (betalt tjeneste) dersom en registrerer mobiltelefonnummer. En åpenbar fordel med online betaling er at en slipper arbeidet med utskrift, pakking, og utsending av faktura/purringer.

Følgelig er det av stor verdi at e-postadresse og ev. mobiltelefonnummer inngår i klubbens medlemsdata. Dersom man ikke har dette i dagens system finnes det gjerne hos andre (trenere, oppmenn, lagledere osv.) slik at klubben/gruppene må da få innhentet og inkludert disse data i sitt nåværende system/grunnlag eller fil for import, slik at en klar til å anvende KlubbAdmins muligheter når en har fått tilgang til løsningen.