Fakturering

Fra itINFO
Hopp til: navigasjon, søk
Klubbadmin 30.png

For å ikke forvirre brukerne av KlubbAdmin for mye, så snakker vi om en fakturamodul - et begrep de aller fleste gjenkjenner fra ordinære økonomi og regnskapsløsninger. Men for å være formelt korrekt så utstedes det ikke en faktura i hht. lovmessige krav. KlubbAdmin formidler elektroniske betalingskrav til klubbens medlemmer. Betalingskravet sendes til hvert medlem i deres handlekurv i Min Idrett hvor kravet betales via idrettens løsning Online betaling. Har klubben tilgjengeliggjort betaling med KID i Min Idrett finner man betalingskravet i en PDF-fil i handlekurven. Det sendes varsel pr. e-post (og ev. SMS) til mottageren når nye krav legges i Min idrett.

Hvordan man oppretter medlemskontingent og andre avgifter er beskrevet under Hvordan og hva du skal oppdatere av innstillinger (du kan evt. lese mer om dette her). For fleridrettslag er det prinsipielt oppdelt slik at idrettslaget fakturerer medlemskontingenten, gruppen/idrettsgrenen fakturerer treningsavgifter m.v. og lagene fakturerer sine utlegg/innbetalinger til lagskassen.

Veiviser for fakturering

I dette eksempelet så benytter vi det utvalget vi opprettet i forrige emne - Juniorlaget (Gutter) i Fotball gruppen, og sender de en faktura for treningsavgiften for 2013.

  • Velg alle / hele utvalget
  • trykk på fanen Send faktura
Faktura.PNG

Du får nå opp noen valgmuligheter. Bl.a. kan du velge å redigere utvalget, dvs. å fjerne eller å legge til medlemmer. I denne saken gjelder det fakturering av Treningsavgiften, og vi anbefaler ikke at man endrer på utvalget i dette tilfellet. Når Juniorlaget får nye medlemmer eller noen slutter så bør de legges til eller fjernes fra utvalget. Og benytter man løsningen riktig så er det slik at hver gang det kommer nye medlemmer til, så kan medlemsansvarlig velge å fakturere treningsavgiften på nytt for hele utvalget (eller gjøre dette regelmessig hver måned, annenhver måned etc.). KlubbAdmin holder selv rede på hvem av medlemmene i dette utvalget som har fått faktura tidligere. I dette tilfellet har vi 297 medlemmer, samtidig fremkommer det en egen informasjonslinje om at av utvalget er det 199 som mottar faktura. Det vil mao. si at 98 av disse medlemmene har mottatt krav om treningsavgift Fotball 13-19 år tidligere.

Du kan nå velge å legge til flere avgifter/betalingskrav sammen med treningsavgiften. Videre har man valgmuligheten om å endre standardteksten i oversendelsen for å forklare betalingskravet. Dette vil da være den meldingen som mottageren leser i e-posten som varsler om betalingskrav i Min idrett. Man kan endre betalingsfristen før utsendelse, standard er 14 dager. Og ikke minst så kan man da også velge å sende ut et varsel pr. SMS til alle mottagere (under forutsetning at de har mobiltelefonnummeret registrert, de som ikke har dette får ikke meldingen). For SMS utsendelsen vil det påløpe kostnader som idrettslaget må betale for.

Du kan nå velge å generere PDF med KID til alle eller kun de som er registrert uten e-postadresse ved å hake av for PDF med KID. Du får da opp en PDF med KID for hver avgift du har fakturert pr. medlem. Har klubben medlemmer som skal ha "papirfaktura" kan dere lage et utvalg med de som dere fakturerer for seg selv.

Betalingskrav vedlegg.JPG

Ønsker du å sende med betalingskravet som vedlegg i e-posten som sendes medlemmet kan du hake av for Betalingskrav (PDF med KID) som epost-vedlegg. Det er full fleksibilitet for når denne kan benyttes (hovedutsending, ettersending eller purring) og kan benyttes i kombinasjon med online betaling og KID-faktura i Min idrett.

Utsendelse av betalingskravet bekreftes gjennom å trykke på knappen Lagre.

Ønsker man å sende et krav om innbetaling til lagskassen for en cup eller lignende, så går man til menypunktet Innstillinger, og oppretter en ny varelinje under Andre avgifter, definerer et utvalg som skal motta og sender ut betalingskrav.


Notis
  • Dersom fakturamottaker er under 18 år og det er knyttet opp foresatte, vil både medlemmet og foresatte motta varsel om betalingskravet som er lagt til i Min idrett.
  • Ved fakturering av kontingent, vil systemet sjekket om medlemmet allerede har mottatt en kontingent innenfor denne perioden. Det betyr at et medlem f. eks ikke kan faktureres både en familiekontingent og en vanlig kontingent i 2013. Systemet vil da gi beskjed om at x-antall personer vil faktureres.
  • Eventuelle krediterte betalingskrav vil bli fakturert på nytt dersom man fakturerer en eller flere personer samme avgiften/e på nytt.

Familiekontingent

Klubben kan definere en kontingent som en familiekontingent. Dette gjøres under Innstillinger, og man må huker av for Fam. for at systemet skal gjenkjenne avgiften som en familiekontingent. Først når denne av huket av får man valget Familierelasjon når man trykker på Detaljer/Endre på personkortet. Ved fakturering av en slik avgift, vil systemet fakturere hele familien for summen som er definert. Har vi f. eks opprettet Familiekontingent 2013, og satt at denne koster 500,-, vil familien faktureres for 500,-, uavhengig av antall medlemmer i familien. Alle i familien vil motta varsel om betalingskrav i Min idrett (forutsetter at e-postadresse er registrert og eventuelt mobilnummer dersom varsel også sendes på SMS). Når en person betaler familiekontingenten, vil alle medlemmer registrert i familierelasjonen få sin klubbkontingent registrert som betalt.

Ved utsending av en familiekontingent, vil KlubbAdmin kun fakturere medlemmer som har registrert minst en familierelasjon. Det betyr at dersom vi markerer alle medlemmer i klubben og fakturer en familiekontingent, vil kun de med registrert familierelasjon faktureres. Registrering av familierelasjon gjøres på medlemmet. Vær oppmerksom på at du må ha minst en kontingent definert som familiekontingent før man får opp muligheten for dette.

Når du har registrert en kontingent (på klubben) av typen familiemedlem, vil ikke medlemmer som er registrert med en familierelasjon kunne faktureres andre kontingenter enn familiekontingent.

Fritatt for kontingentkrav

I de tilfeller hvor et medlem fritas for kontingenten (f.eks. Æresmedlem) må det under "innstillinger" defineres en kontingenttype som er gratis. Det må gjennomføres en utsendelse av elektronisk betalingskrav med denne kontingenttypen, for at medlemskapet skal være gyldig på linje med en betalt kontingent. Ved utsendelse av denne type elektroniske krav på kr. 0,- vil det også bli sendt e-post til mottageren, husk derfor å tilpasse fakturatekst før utsendelse.


tilbake til hovedsiden - KlubbAdmin