SportsAdmin Duplikatsammenslåing

Fra itINFO
(Omdirigert fra Dublettsammenslåing)
Hopp til: navigasjon, søk

SportsAdminLiten.jpg

Når en person er registrert mer enn en gang i Idrettens database kalles det dubletter eller duplikater. Dette skjer ofte i forbindelse med at det opprettes ny person istedenfor at det legges til en funksjon/rolle på en allerede eksisterende person. For å samle alle funksjoner/roller på en profil slås dublettene sammen. Alle med tilgang til personmodulen kan registrere dubletter. Kun Administrativt ansatt NIF/IK/BIK, Administrativt ansatt SF/SK, Org. Administrator NIF/IK/BIK, Org.administrator SF/SK, kan slå sammen dubletter.

Sammenslåing

Arkfanen Duplikater

Klikk på bilde for større versjon

Når man åpner arkfanen Duplikater får man altså opp en liste over personens duplikatmarkeringer, også de indirekte (vi sier at lista er rekursiv). Det betyr at hvis Person A og Person B er duplikatmarkert, og Person B og Person C er duplikatmarkert, vil både Person B og Person C vises i duplikatlista til Person A.

Fra denne lista setter man hake på personene man vil ta med i sammenslåingen, og en av de store nyvinningene i SportsAdmin er altså at man kan slå sammen mange personer i én operasjon. Som standard er alle personene i lista haket av, men det betyr ikke nødvendigvis at man kan lukke øynene og trykke Fortsett. Vi snakker fremdeles om "mulige duplikater", og rett som det er sniker det seg inn feilaktige duplikatmarkeringer, hvor det viser seg at det var snakk om far og sønn, tvillingbrødre eller bare to personer med samme fornavn som bodde i samme by. Duplikatsammenslåing er en uhyre kraftig operasjon som ikke lar seg reversere uten videre. Vi har derfor innført en lett sikkerhetssjekk som gir brukeren en advarsel dersom minst én av personene man har haket av for ikke har identisk kjønn, fødselsdato eller navn. Dersom denne advarselen dukker opp, bør man kontrollere personopplysningene en ekstra gang før man går videre – og eventuelt fjerne haken på personen som muligens ikke er en reell duplikat.

Oppdager man personer i lista som åpenbart IKKE er duplikater av aktuell person, kan man oppheve duplikatmarkeringen ved å sette hake på disse og trykke slett-ikonet i menylinja.

Notis viktig å sjekke endringsloggen på personen, dette fordi personen kan ha blitt overskrevet fra før av, hvis du finner en overskrevet person ta kontakt med support så vil vi rette opp denne personen før dublettsammenslåing. Du ser på endringsloggen om personen har endret navn, da er det en overskrivning

Personopplysninger

Klikk på bilde for større versjon

Når man er sikker på at det er satt en hake på alle de reelle duplikatene, trykker man Fortsett og kommer til bildet for person- og kontaktopplysninger. Disse verdiene blir i utgangspunktet hentet fra personobjektet som er senest oppdatert, men i tillegg fylles evt tomme felter opp med data fra de øvrige duplikatene.

Har man ordinære skriverettigheter til personen kan man også redigere informasjonen, og rette opp opplysninger man vet med sikkerhet er feil eller dobbeltregistrert.

Det er kun personen(e)s standardadresse som gjennomgår denne behandlingen. Alle eventuelle ekstraadresser knyttet til duplikatene følger implisitt med videre.

For lese- og skriverettigheter (herunder samtykke) gjelder at de laveste innstillingene brukes videre.

For duplikater som har registrert en bruker i Min Idrett og/eller SportsAdmin, er det login-informasjonen til sist innlogget bruker som tas med videre. Etter sammenslåingen sendes det ut en e-post til personen med gjeldende login-opplysninger, med henstilling om å logge inn og verifisere at de "nye" opplysningene er korrekte.

Funksjoner

Klikk på bilde for større versjon

Når person- og kontaktopplysningene er så riktige og utfyllende de kan bli, trykker man Fortsett for å komme til neste steg, som er behandling av funksjoner.

Funksjonslista viser alle aktive og passive funksjoner fra alle de valgte duplikatene, sortert etter funksjonstype og dato. På samme måte som i personlista setter man en hake på de funksjonene man vil ta med videre. I utgangspunktet er alle funksjonene haket av, for vi ønsker selvsagt å ta vare på så mye av historikken som mulig. Hvis man oppdager åpenbare feilregistreringer eller såkalte "dummy-funksjoner", kan man selvsagt fjerne haken på disse.

En ny og fiffig feature som gjør at man i motsetning til i NAIS ikke behøver å bruke lupe og kalkulator for å vite hvilke funksjoner man kan sette hake på, er sammenslåing av funksjoner. Dette innebærer at hvis det i lista finnes to eller flere funksjoner av samme type for samme organisasjon som overlapper i tid, smelter disse sammen til én. Hvis Person A har registrert et medlemskap i Klubb K fra 2005 til 2009 og Person B har registrert et medlemskap i samme klubb fra 2007 som fremdeles er aktiv, vil disse to slås sammen til én funksjon aktiv fra 2005.

Ett scenario gjør at man blir man stoppet i døra: Hvis valgte duplikater har overlappende lisenspliktige funksjoner (utøver/spillerfunksjoner) for ulike organisasjoner, vil man få en feilmelding når man kommer til funksjonsbehandlingen, og det vil ikke være mulig å komme videre i sammenslåingen. En grunnleggende regel i idrettens systemer er at man for disse funksjonene kun kan være aktiv i én klubb om gangen, og dette må vi overholde. Det aktuelle særforbundet må i disse tilfellene kontaktes for å vurdere om det ikke mangler en overgang og å evt gjøre nødvendige endringer på funksjonene. Vi vet at brukere har spekulert i å opprette nye personer i lisensregistreringen for å slippe å melde overgang på eksisterende person.

Medlemskap behandles i utgangspunktet som alle andre funksjoner, men det er verdt å merke seg at noen ekstra features fra medlemsadministrasjon i SportsAdmin trer i kraft ved sammenslåing av personer med medlemskapsfunksjoner. Det mest synlige er gruppe-til-klubbspeilingen, som innebærer at for personer som viderefører et gruppemedlemskap, opprettes det et medlemskap i den overliggende klubben, hvis dette ikke fantes fra før. Dessuten blir alle medlemssøknader og funksjoner i medlemsutvalg videreført automatisk i bakgrunnen.

Funksjonstypedetaljer blir automatisk videreført for de funksjonene man tar med videre. Ved funksjonssammenslåing (som nevnt over) der flere funksjoner har tilknyttet samme funksjonstypedetalj, brukes den sist registrerte av disse.

Lisens

Klikk på bilde for større versjon

Neste skritt er en liste over de valgte duplikatenes lisenser. Hvis ingen av duplikatene har registrert lisenser, hoppes rett og slett dette punktet automatisk over - og sammenslåing utføres.

Også i denne lista skal man hake av for elementene som skal videreføres, men her ligger det noe mer logikk bak hvilke som er haket av i utgangspunktet. Vi ønsker å ta vare på mest mulig historikk, men én person kan som kjent ikke ha mer enn én lisens for samme lisensperiode. Derfor gjøres det et automatisk valg i tilfellene der samme lisensperiode vises flere ganger i lista. Vi søker å ta vare på lisensen med mest informasjon, derfor rangeres lisensene etter status, der betalt går foran ubetalt, og utskrevet foran ikke-utskrevet. Den høyest rangerte lisensen er den som standard hakes av.

Man kan manuelt endre hvilke lisenser som haket av, men merker man av mer enn én lisens fra samme periode, kommer man ikke videre.

Sammenslåing

Klikk på bilde for større versjon

Når man trykker på Fortsett for siste gang, utføres selve sammenslåingen, som i praksis betyr at en ny person opprettes på bakgrunn av person- og kontaktinformasjonen man redigerte i første steg, mens de opprinnelige duplikatene slettes. Alle funksjoner og lisenser man har valgt i steg 2 og 3 kopieres til den nye personen.

I tillegg til funksjoner og lisenser er det mellom 30 og 40 andre attributter og koblinger som videreføres automatisk. Eksempler på disse er kursdeltakelse, kompetanse, individuell påmelding til arrangement, ferdighetsmerker, overganger, dommeroppdrag, kamphendelser, arrangementfunksjoner, adresselogg, egendefinert aktivitet i Min Idrett, kilometerregistreringer i Barnas Skiklubb, ishockeystatistikk i Games Online.

En følge av at disse opplysningene ukritisk videreføres, er at man risikerer å ende opp med dobbeltoppføringer. Hvis for eksempel Person A og Person B i utgangspunktet var registrert med samme kompetanse K, vil den nye Person Q bli liggende med to kompetanser av type K. Her må vi bare håpe at dette på sikt fanges opp og rettes av brukere og saksbehandlere i idretten – eller av personen selv! Duplikatsammenslåingen ville bli adskillige tregere og ressurskrevende med spesialbehandling av hver minste lille detalj, så dette er en konsekvens vi bare må leve med.

Registrere dubletter

Hvis du kommer over to eller flere personoppføringer i SportsAdmin som du er 100% sikker på er samme person i virkeligheten, kan du markere disse som duplikater, slik at de lettere kan identifiseres og slås sammen.

  1. Klikk på Søk Person under Person i venstremenyen.
  2. Skriv inn navn og/eller andre søkekriterier og klikk på Søk.
  3. Sett hake på de som skal markeres som dubletter.
  4. Klikk på ikonet Registrer som duplikat.
Notis

Er personen registrert med flere navn, kan man f.eks. søke opp på fødselsdato, starten på idrettsnummer, e-postadresse. Slik at alle som skal merkes som dubletter kommer opp i samme søkeresultat.