Betalingskrav

Fra itINFO
Hopp til: navigasjon, søk

Etter å ha sendt ut et betalingskrav eller flere til medlemmene, må vi også følge opp disse under menypunktet Faktura, være seg purring, kreditering osv. På denne siden finner du generell informasjon om behandling av utsendte betalingskrav og veiledning for hvordan følge opp disse. Delemnet Betalingskrav, er inndelt i følgende underpunkter/sider;

  • Standard søkekriterier - hvordan du benytter de innebygde standard søkekriteriene for å sortere dine betalingskrav (er beskrevet på denne siden).
  • Søkeresultatet - beskriver hvilke felter og data søkeresultatet består av (er beskrevet på denne siden).
  • Sende purring - om hvordan du sender purring til medlemmer med betalingskrav.
  • Krediter - om hvordan du krediterer betalingskrav.


gå til neste - Sende purring

tilbake til hovedsiden - KlubbAdmin

Standard søkekriterier

Trykk på bilde om du ønsker en større versjon

For å forenkle behandlingen av utsende betalingskrav er det definert om en rekke standard søke- / avgrensningskriterier. Øverst under menyen finner vi muligheten til å søke etter medlemmer basert på navn, og til venstre kan vi avgrense basert på ulike kriterier. I tillegg til dette, har vi muligheten til å gruppere betalingskravene. Husk at når du fyller inn kriterier, så avgrenser du betalingskravene i forhold til den sorteringen du har bedt om. En vanlig feil i slike sammenhenger, er at man ved avgrensninger i noen sammenhenger har glemt andre kriterier som er satt over/under det feltet man jobber med. Du har muligheten til å tilbakestille filter-funksjonaliteten ved å klikke på Tilbakestill filter nederst til venstre.


Søk

Finn medlemmer med betalingskrav ved å søke basert på navn. Du kan søke både ved å skrive hele navnet, eller ved å skrive deler av navnet. Søker vi etter Andersen, vil vi få opp alle medlemmer med Andersen i sitt navn og som har et betalingskrav. Husk at søket også baserer seg på avgrensningene som er satt under Avgrens faktura. Får man ikke forventet søkeresultat kan det derfor være lurt å sjekke hvilke avgrensinger som er satt og eventuelt endre disse før du utfører et nytt søk.


Grupper på

For å kunne møte ulike behov for visning av søkeresultat, har vi lagt til mulighet for å gruppere søkeresultatet på tre forskjellige måter:

Person – Viser søkeresultatet pr person. Det betyr at vi kan få oversikt over betalingskrav knyttet til en eller flere personer. Dette gjøres ved å ekspandere resultatet pr person (trykk på «pilen» til venstre for personen)
Fakturering – Viser søkeresultatet pr fakturering. Det betyr at vi kan få oversikt over medlemmer som fikk tilsendt betalingskrav ved en bestemt fakturering. Vær oppmerksom på at vi kan fakturere en avgift flere ganger. Eksempelvis fakturerer vi gjerne medlemskontingenten tidlig på året, for så å fakturere på nytt senere for å få med nye medlemmer. I dette tilfelle vil da denne vises to ganger ved gruppering på fakturering.
Kontingent/avgift – Viser søkeresultatet pr kontingent/avgift. Det betyr at vi kan få oversikt over medlemmer med betalingskrav for en bestemt kontingent eller andre avgifter. Eksempelvis kan vi vise alle medlemmer som har fått tilsendt medlemskontingenten for 2013, uavhengig av hvor mange ganger vi har fakturert denne.


Avgrens faktura

Status – gir oss mulighet til å skille mellom forskjellige status et eller flere betalingskrav kan ha. Når vi klikker på Faktura, vil Til forfall, Forfalt og Purret være markert som standard, noe vi selvsagt kan endre. Ved purring, er det f. eks naturlig og kun vise betalingskrav som har status Forfalt.
Organisasjon - gir oss mulighet til å vise betalingskrav fra de forskjellige gruppene eller klubben. For en bruker med tilgang til en fleridrettsklubb, kan man f. eks vise medlemmer med betalingskrav fra fotballgruppa, og enkelt bytte over til en de andre gruppene eller klubben. Har vi en bruker i fotballgruppa, vil vi kun få opp medlemmer i fotballgruppa med betalingskrav, og denne muligheten er da ikke aktuell.
Fakturatype – gir oss mulighet til å skille mellom de to fakturatypene; Kontingent og Annet. En kontingent kan kun sendes fra klubben, og er derfor kun aktuell å bruke dersom din bruker har tilgang til klubben. Alle andre fakturaer finner vi under Annet.
Fakturadato – gir oss mulighet til å avgrense betalingskrav basert på utsendelsesdato. Som standard vil denne foreslå en gitt periode som kan variere fra idrett til idrett, men denne kan vi selv endre.
Bankkonto - gir oss mulighet til å skille på betalingskrav ut ifra hvilken bankkonto innbetalinger overføres til. Hvilken bankkonto som innbetalinger for en avgift skal overføres til, kan vi se under Innstillinger.
Inntekstkonto - gir oss mulighet til å avgrense basert på eventuell inntekstkonto som er avgiftene er oppført med. Å lagre inntekstkonto for hver avgift er ikke obligatorisk. Om det ikke eksisterer noen inntekstkontoer på noen av avgiftene våre, vil dette alternativet være tomt. Inntekstkonto lagres under Innstillinger.

Søkeresultatet

Trykk på bilde om du ønsker en større versjon

Hvordan søkeresultatet vårt vil fremstå, er avhengig av hvilken gruppering vi har valgt. De forskjellige grupperingene er beskrevet som eget punkt ovenfor i denne artikkelen. For å beskrive feltene litt nærmere, har vi lagt ved et skjermbilde av en gruppering på personer. Her finner du markering av felter og et matchende nummer med forklaringen under:

1. Gruppering og sjekkbokser – Søkeresultatet blir vist i "grupper", avhengig av grupperingen vi har valgt. Øverst finner vi grupperingen med fet skrivt, og til høyre finner vi sjekkbokser og mulighet for å ekspandere gruppen. For å se hvilke betalingskrav som ligger under grupperingen, må vi ekspandere gruppen ved å klikke på den lille pilen til venstre. Sjekkboksene bruker vi for videre handling, eksempelvis purring og kreditering.

2. Kontingent/avgift - Denne viser navnet på kontingenten eller avgiften som er fakturert.

3. Fakturadato - Denne viser datoen som fakturaen/betalingskravet er sendt ut.

4. Status - Denne viser status for betalingskravet og tilknyttet dato. Det er siste status som blir benyttet. Har et et betalingskrav forfalt, vil status være Forfalt (dato). Purrer vi dette betalingskravet, vil status endre seg til Purret (dato) hvor dato er datoen vi purret.

5. Fakturert - Denne viser summen som er fakturert for hver kontingent eller avgift. Øverst i grupperingen vil vi finne total sum som er fakturert for grupperingen.

6. Utestående - Denne viser summen av utestående betalingskrav for grupperingene. I vårt tilfelle består grupperingen av et betalingskrav til forfall og et som er kreditert. Summen vil derfor være lik summen av det ene betalingskravet som er til forfall.

7. Antall betalingskrav - Denne viser antall betalingskrav som vises i vår gruppering. I vårt tilfelle har vi gruppert på person, og har avgrenset status til å vise betalingskrav som er Til forfall og Kreditert. Dersom vår testperson Sjannan Andersen hadde hatt et betalingskrav med status Betalt, ville ikke dette blitt vist i grupperingen siden vi ikke har med betalingskrav med denne statusen. Da ville antall betalingskrav endret seg til 2/3, siden vi kun ville sett 2 av tre krav registrert på Sjannan Andersen.

8. Antall sider - Denne viser antall sider søkeresultatet vårt består av og mulighet for å bla mellom disse. Vi ser de 20 første grupperingene av søkeresultatet vårt, og vi kan derfor raskt komme opp i situasjoner hvor vi må bla gjennom søkeresultater.