Avstemming KlubbAdmin-Buypass

Fra itINFO
Hopp til: navigasjon, søk

Her følger noen tips til avstemming mellom KlubbAdmin og Buypass (eller Visma eAccounting)

Vi har brukt avstemming av perioden JULI 2017 i vårt eksempel

1. HENTE AVSTEMMINGSGRUNNLAG FRA KLUBBADMIN:

  • Klikk på Faktura
  • Klikk på Bilagsrapport, og velg følgende filter:
  • Organisasjon: [Klubbnavn]
  • Velg måned/år: (la feltet være tomt)
  • Fra dato: 01.07.17
  • Til dato: 01.08.17
  • Velg sortering: Inntektskonto
  • Klikk Skriv ut, og åpne excelrapporten

Arkfanen Bilagsrapport viser summen av betalte fakturaer som er fakturert fra Klubb-leddet.
Arkfanen Spesifikasjon viser detaljert på hver fakturamottaker/avgift.
(Eksempel på avgifter her kan være Enkeltmedlem og Familiekontingent)

  • Gå tilbake til KlubbAdmin
  • Klikk på Bilagsrapport en gang til, og velg da følgende filter:
  • Organisasjon: [Navn på idrett]
  • Velg måned/år: (la feltet være tomt)
  • Fra dato: 01.07.17
  • Til dato: 01.08.17
  • Velg sortering: Inntektskonto
  • Klikk Skriv ut, og åpne excelrapporten

Arkfanen Bilagsrapport viser summen av betalte fakturaer som er fakturert fra Gruppe for Særidrett-leddet.
Arkfanen Spesifikasjon viser detaljert på hver fakturamottaker/avgift.
(Eksempel på avgifter her kan være Treningsavgift)
Dersom klubben er et fleridrettslag som fakturerer for flere idretter/grupper for særidrett, må man ta ut en bilagsrapport pr idrett.

Summen av alle inntektskontoer i alle bilagsrapportene, bør da stemme med totalt importert Visma eAccounting i juli.
Trenger du hjelp til hvordan du kan ta ut tilsvarende grunnlag fra Visma eAccounting, må du kontakte Visma-support.

2. HENTE AVSTEMMINGSGRUNNLAG FRA BUYPASS:

  • Gå til Betalingsoppdrag - Fordringer
  • Klikk på arkfanen Betalt, slik at du kan filtrere på Betalingsdato i stedenfor fakturadato som er det vanlige i Buypass.
  • Klikk på kalenderen og velg datoene fra 01.07.2017-31.01.2017 og klikk Søk.
  • Klikk deretter på knappen "Til Excel"

Excel-eksporten inneholder flere felt enn det du ser på skjermen her, og du vil bl.a. kunne finne både fakturert beløp, betalt beløp og gebyr på samme linje.

Summen av kolonne beløp, bør her bli det samme som summen du fikk helt til slutt under punkt 1.
Summen av kolonne avgift, er beløpet du må lage et kostnadsbilag på som skal bokføres i regnskapet på konto for gebyrer.

Dersom klubben også bruker betalingsløsningen i forbindelse med arrangementer, må disse innbetalingene trekkes ut før summen avstemmes mot KlubbAdmin/Visma eAccounting.

3. KONTOOVERSIKTEN OG GENERELL INFORMASJON OM FORHOLDET MELLOM BUYPASS OG KLUBBENS KONTO I EN ANNEN BANK
Det er ulike grunner til at du ikke kan bruke Buypass Kontoversikt for direkte avstemming mot KlubbAdmin eller Visma, og vi skal prøve å gi en forklaring.
Tenk på Buypass som en hvilken som helst nettbank hvor du kan opprette flere kontoer. Kontingent/avgiftsinnbetalinger blir innbetalt til det kontonummeret du har valgt på avgiftene i KlubbAdmin, mens innbetaling av deltakeravgifter skjer til kontoen du har valgt på arrangementet i SportsAdmin. Pengene blir stående på klubbens kontoer i "Buypass-banken" fram til man velger å overføre beløpene videre til Klubbens bankkonto i en annen bank (omtrent på samme måte som du overfører penger fra en konto til en annen i nettbanken i din). På hver konto i Buypass, kan du sette opp hvor ofte denne overføringen skal skje automatisk, og man kan velge om man vil overføre alt, eller velge å ha en fast sum alltid stående på Buypass-kontoen. Dersom kontoen er satt opp med Ukentlig overføring, vil beløpene i kontooversikten aldri stemme overens med hva som er innbetalt i en måned, siden den siste uken i måneden, nesten alltid går over to månedsperioder. For å lette arbeidet med avstemmingen, anbefaler vi derfor at man setter opp Månedlig overføring (alternativt Daglig).

Overførings-innstillingene kan man endre selv i Buypassklienten under menyvalget Administrasjon - Oppgjørskonti. Klikk på plussen, og endre Oppgjørsfrekvens til f.eks. Månedlig, og klikk på Lagre. Da vil det kun være en månedlig overføring fra klubbens konto i "Buypass-banken" til klubbens konto i en annen bank. Og dette beløpet vil normalt da stemme bedre med totalt innbetalt i KlubbAdmin, og totalt importert i Visma minus gebyrer i den aktuelle måneden.

Lykke til med avstemmingen!